UN BUEN HOUSEKEEPING EN CINCO PASOS
Los cinco pasos del housekeeping, con sus nombres japoneses, son los siguientes:
1. Seiri (Separar): diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el lugar de trabajo y
descargar estos últimos.
2. Seiton (Ordenar): disponer en forma ordenada todos los elementos que quedan después del seiri.
3. Seiso (Limpiar): mantener limpias las máquinas y los ambientes de trabajo.
4. Seiketsu (Sistematizar): extender hacia uno mismo el concepto de limpieza y practicar
continuamente los tres pasos anteriores.
5. Shitsuke (Estandarizar): construir autodisciplina y formar el hábito de comprometerse en las 5 S mediante
el establecimiento de estándares
UNA MIRADA DETALLADA A LOS CINCO PASOS DE LAS 5 S
Seiri (SEPARAR)
El primer paso del housekeeping, incluye la clasificación de los ítems del lugar de trabajo en dos categorías -lo
necesario y lo innecesario- y eliminar o erradicar esto último. Debe establecerse un tope sobre el número de
ítems necesarios. En el lugar de trabajo puede encontrarse toda clase de objetos. Una mirada minuciosa revela
que en el trabajo diario sólo se necesita un numero pequeño de estos; muchos otros objetos no se utilizaran
nunca o solo se necesitarán en un futuro distante. Ejemplo: máquinas y herramientas sin uso, productos
defectuosos, trabajo en proceso, sobrantes, materias primas, suministros y partes, anaqueles, contenedores,
escritorios, bancos de trabajo, archivos de documentos (en serio que alguna vez piensa usar ese fax que
guarda desde hace 5 años?), estantes, tarimas, cajas y otros ítems. Un método práctico y fácil consiste en
retirar cualquier cosa que no se vaya a utilizar en los próximos 30 días.
Con frecuencia, Seiri comienza con una campaña de etiquetas rojas. Seleccione un área, y coloque etiquetas
rojas sobre los elementos que considera innecesarios. Cuanto mas grandes sean las etiquetas y mayor sea su
número, mejor. Cuando no está claro si se necesita o no un determinado ítem, debe colocarse una etiqueta roja
sobre este. Al final de la campaña, es posible que el área esté cubierta con centenares de etiquetas rojas. Esto
será un llamado de atención?.
Es posible que encuentre etiquetas rojas sobre los ítems que en realidad necesita. Para poder conservar estos
ítems, debe demostrar su necesidad. De lo contrario, todo lo que tenga una etiqueta roja debe retirarse del lugar
de trabajo. Las cosas que no tengan un uso futuro evidente y que no tengan valor intrínseco, se descartan. Las
cosas que no se vayan a necesitar en los próximos 30 días pero que podrían utilizarse en algún momento en el
futuro, se llevan a sus correspondientes lugares (depósito?). El trabajo en proceso que exceda las necesidades
del lugar deberá enviarse a depósito o devolverse al proceso responsable de producir el excedente.
Puede preguntarse: “¿Cuánto dinero se “inmoviliza” en estos ítems?”. Las personas se preguntan a sí mismas
como pudieron haber actuado en forma tan insensata. En una empresa, ¡una campaña de etiquetas rojas puso
al descubierto suministros suficientes para unos 20 años!.
Tanto los gerentes como los operarios tienen que ver estas extravagancias para poder creerlo. Ésta es una
forma práctica de que los gerentes puedan echar una mirada a la forma como las personas trabajan. Al
encontrar un montón de suministros, por ejemplo, el gerente debe preguntarse “¿Qué tipo de sistema tenemos
para hacer pedidos a los proveedores? ¿Qué tipo de información utiliza nuestro personal de compras para
hacer pedidos? ¿Qué tipo de comunicación se mantiene entre programación de producción y producción? O,
¿el staff responsable de las compras simplemente hace pedidos cuando piensa que ha llegado el momento de
hacerlo?. Asimismo: “¿Por qué nuestro personal continúa produciendo trabajo en proceso del que no tenemos
una necesidad inmediata? ¿Con base en cuál tipo de información comienzan ellos la producción?” Esta
situación indica deficiencias fundamentales en el sistema, como el hecho de tener un control insuficiente entre
producción y compras. También revela una flexibilidad insuficiente para enfrentar los cambios en la
programación de producción.
Al final de la campaña Seiri, todos los gerentes -incluidos el presidente y el gerente de planta y los supervisores
deben reunirse y echar un buen vistazo al montón de suministros, trabajo en proceso y otros desperdicios y
comenzar a llevar a cabo el kaizen para corregir el sistema que dio lugar a este despilfarro.
La eliminación de ítems innecesarios mediante la campaña de etiquetas rojas también deja espacio libre, lo que
incrementa la flexibilidad en el uso del área de trabajo, porque una vez descartados los ítems innecesarios, sólo
queda lo que se necesita. En esta etapa debe determinarse el número máximo de ítems que deben permanecer
en el lugar de trabajo: partes y suministros, trabajo en proceso, etc.
Seiri, también puede aplicarse a las personas que trabajan en oficinas. Por ejemplo, un escritorio típico tiene
dos o más cajones. Con frecuencia, los elementos se colocan en estos cajones en forma indiscriminada;
pueden encontrarse no sólo lápices, bolígrafos, gomas de borrar, papeles, bandas de caucho, tarjetas de
negocios y tijeras, sino también cepillos de dientes, dulces, perfumes, aspirinas, monedas, fósforos, cigarrillos,
joyas de fantasía, cintas adhesivas y otros objetos. Primero, estos elementos deben clasificarse de acuerdo con
su uso. En un escritorio con sólo dos cajones, los implementos de oficina y los artículos personales deben
ocupar cada uno un cajón.
A continuación se determina el número máximo de cada ítem. Por ejemplo, supongamos que decidimos colocar
en los cajones solamente dos lápices, un bolígrafo, una goma de borrar, un bloc de papel, y así
sucesivamente... Todos los ítems que superan el número máximo se descartan, es decir, se sacan del cajón y
se llevan al área de almacenamiento para implementos de oficinas. Cuando se agotan los implementos que
están en los cajones, el empleado puede ir a buscar lo que necesite allí. A su vez, facilita el manejo del
inventario y, cuando éste baja al mínimo establecido, ordena más implementos.
Al reducir a un mismo los implementos en los cajones de nuestra oficina, eliminamos la necesidad de revolver la
colección de lápices, papeles y cosméticos para llegar a un ítem deseado. Este proceso desarrolla
autodisciplina, que igualmente, mejora el mantenimiento de registros e incrementa la capacidad de los
empleados para trabajar en forma eficaz.
SEITON (ORDENAR)
Una vez que se ha llevado a cabo el seiri, todos los ítems innecesarios se han retirado del lugar de trabajo,
dejando solamente el número mínimo necesario. Pero estos ítems que se necesitan, pueden ser elementos que
no tengan uso si se almacenan demasiado lejos de la estación de trabajo o en un lugar donde no pueden
encontrarse. Esto nos lleva a la siguiente etapa de las 5 S, Seiton.
Seiton significa clasificar los ítems por uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de
búsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada ítem debe tener una ubicación, un nombre y un volumen
designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número máximo de ítems que se permite.
Por ejemplo, el trabajo en proceso no puede producirse en cantidades ilimitadas. Por el contrario, debe
delinearse claramente el espacio en el suelo para las cajas que contienen el trabajo (pintando un rectángulo
para demarcar el Área, etc.) y debe indicarse un número máximo tolerable de cajas, por ejemplo, cinco. Puede
colgarse un objeto pesado en el techo encima de las cajas para impedir que se apilen mas de cinco. Cuando se
ha alcanzado el nivel máximo permitido de inventario, debe detenerse la producción en el proceso anterior; no
hay necesidad de producir más de lo que puede consumir el proceso siguiente. De esta forma, seiton garantiza
el flujo de un número mínimo de ítems en el gemba de estación a estación, sobre la base de “primeros en
entrar, primeros en salir”.
Una vez invitaron a Taiichi Ohno a visitar la línea de ensamblaje de otra empresa. Cuando se le pidió que
comentara sobre la línea, dijo: "Ustedes tienen demasiado trabajo en proceso que está en espera, creando una
línea lateral. Dejen un número mínimo en la línea lateral y devuelvan todos los ítems en exceso al proceso
anterior". Una montaña de láminas metálicas prensadas tenían que devolverse al taller de prensa, y allí los
trabajadores tenían que realizar su trabajo rodeados de hojas metálicas prensadas, lo que creaba una
atmósfera similar a una cárcel. Ohno dijo: "Esta es la mejor forma de mostrarles a las personas que cuanto más
duro trabajen, mayor será la cantidad de dinero que pierda la empresa".
Los ítems que se dejan en el lugar de trabajo deben colocarse en el área designada. En otras palabras, cada
ítem debe tener su propia ubicación y, viceversa, cada espacio en el lugar de trabajo también debe tener su
destino señalado. Las marcas en el piso, paredes o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones
apropiadas del trabajo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el piso para delinear el área
para las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el
volumen máximo de ítems. Al mismo tiempo, cualquier desviaci6n del número de cajas señalados se hace
evidente instantáneamente. (Los lectores familiarizados con el sistema justo a tiempo reconocerán que esta es
la primera etapa de introducción de un sistema de producción de "atracción"). Las herramientas deben
colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podrían
pintarse en al superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se encuentran en
uso.
Los pasillos también deberían señalizarse claramente Con pintura. Al igual que otros espacios se designan para
suministros y trabajos en proceso, el destino del pasillo es el tránsito: No debe dejarse nada allí. Debe estar
completamente despejado de madera que se destaque cualquier objeto que se deje allí, lo que permite a los
supervisores observar instantáneamente la anormalidad y emprender así la correspondiente acción correctiva.
SEISO (LIMPIAR)
Seiso significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas las máquinas y herramientas, lo mismo que pisos,
paredes y otras áreas del lugar de trabajo. También hay un axioma que dice: Seiso significa verificar. Un
operador que limpia una máquina puede descubrir muchos defecto de funcionamiento. Cuando la máquina esta
cubierta de aceite, hollín y polvo, es difícil identificar cualquier problema que se pueda estar formando. Sin
embargo, mientras se limpia la máquina podemos detectar con facilidad una fuga de aceite, una grieta que se
esté formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, pues en
solucionarse con facilidad.
Se dice que la mayor parte de las averías en las máquinas comienzan con vibraciones (debido a tuercas y
tornillos flojos), con la introducción de partículas extrañas como polvo (como resultado de grietas en el techo,
por ejemplo), o con una lubricación o engrase inadecuados. Por esta razón, seiso constituye una gran
experiencia de aprendizaje para los operarios, ya que pueden hacer muchos descubrimientos útiles mientras
limpian las máquinas.
En alguna oportunidad participé en actividades seiso en la planta de un fabricante de baldosas de madera, con
muchas máquinas para trabajar madera, tales como sierras eléctricas. Toda la alta gerencia, incluido el
presidente, se unió en actividades seiso con los operadores. (Se dijo que ésta era la primera vez que los
empleados veían al presidente aparecer en gemba en overall y con una escoba). Mientras ellos limpiaban la
parte exterior de las máquinas, lo mismo que las paredes y las vigas en el techo, decían una y otra vez: “¡No lo
podemos creer!". En las paredes se encontraban adheridas gruesas capas de astillas de madera y polvo.
Cuando removía los desechos, el director financiero descubrió cables eléctricos pelados que se extendían por
las paredes. Durante mucho tiempo la cubierta de vinilo había estado deteriorada. Él se admiró ante el hecho de
que jamás se hubiese producido un incendio en la planta.
SElKETSU (SISTEMATIZAR)
Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de trabajo adecuada,
elementos de protección, así como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio. Otra interpretación de
seiketsu es continuar trabajando en seiri, seiton y seiso en forma continua y todos los días.
Por ejemplo, es fácil ejecutar el proceso de seiri una vez y realizar algunos mejoramientos, pero sin un esfuerzo
por continuar tales actividades, muy pronto la situación volverá a lo que era originalmente. Es fácil hacer sólo
una vez el kaizen en el gemba. Pero realizar el kaizen continuamente, día tras día, es un asunto completamente
diferente. La gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y
seiso. El compromiso, respaldo e involucramiento de la gerencia en las 5 S se vuelve algo esencial. Por
ejemplo, los gerentes deben determinar con qué frecuencia se debe llevar a cabo seiri, seiton y seiso, y qué
personas deben estar involucradas. Esto debe hacer parte del programa anual de planeación.
SHITSUKE (ESTANDARIZAR)
Shitsuke significa autodisciplina. Las personas que continuamente practican seiri, seiton, seiso y seiketsu -
personas que han adquirido el hábito de hacer de estas actividades de su trabajo diario- adquieren
autodisciplina.
Las 5 S pueden considerarse como una filosofía, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de las
5 S es seguir lo que se ha acordado. Se comienza por descartar lo que no necesitamos en el gemba (seiri) y
luego se disponen todos los ítems innecesarios en el gemba en una forma ordenada (seiton). Posteriormente,
debe conservarse un ambiente limpio, de manera que puedan identificarse con facilidad las anormalidades
(seiso), y los tres pasos anteriores deben mantenerse sobre una base continua (shitsuke). Los empleados
deben acatar las normas establecidas y acordadas en cada paso, y para el momento en que llegan a shitsuke
tendrán la disciplina para seguir tales normas en su trabajo diario. Esta es la razón por la que el último paso de
las 5 S recibe el nombre de autodisciplina.
En esta etapa final, la gerencia debe haber establecido los estándares para cada paso de las 5 S, y asegurarse
de que el gemba esté siguiendo dichos estándares. Los estándares deben abarcar formas de evaluar el
progreso en cada uno de los cinco pasos. I
RESULTADOS:
Existen cinco maneras de evaluar el nivel de las 5 S en cada etapa:
1. Autoevaluación.
2. Evaluación por parte de un consultor experto.
3. Evaluación por parte de un superior.
4. Una combinación de los tres puntos anteriores.
5. Competencia entre grupos.
El gerente de planta puede organizar un concurso entre los trabajadores; posteriormente, éste puede revisar el
estado de las 5 S en cada lugar de trabajo y seleccionar el mejor y el peor. El mejor puede recibir un premio u
otro reconocimiento, mientras que al peor se le entrega una escoba y un balde. Este último grupo tendrá un
incentivo para realizar un mejor trabajo, de manera que otro grupo sea el que reciba estos elementos en una
próxima ocasión.
Con el fin de revisar el progreso alcanzado, se debe realizar una evaluación en forma regular. Solamente
después de aprobado el trabajo en el primer paso, los trabajadores podrán seguir al paso siguiente. Este
proceso proporciona un sentimiento de logro.
Una vez completo el seiso, la atención de la gerencia debe centrarse en un nuevo horizonte, específicamente,
mantener y garantizar el momentum y el entusiasmo. Después de haber trabajado intensamente seiri, seiton y
seiso, y de haber visto los mejoramientos en el gemba, los empleados empiezan a pensar: "¡Los que hemos
logrado!" y se rebajan y lo toman con calma por un rato (o lo que es peor, suspenden sus esfuerzos por
completo). Las poderosas fuerzas que están en juego en el lugar de trabajo tratan de ejercer presión sobre las
condiciones para que vuelvan a su estado anterior, lo que hace imperativo que la gerencia construya un sistema
que asegure la continuidad de las actividades de las 5 S.
IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5 S
Kaizen valora tanto el proceso como el resultado. Con el fin de que las personas se involucren en la
continuación de su esfuerzo kaizen, la gerencia debe planear, organizar y ejecutar con cuidado el proyecto. A
menudo, los gerentes desean ver el resultado y pasan por alto un proceso vital. Las 5 S "no son una moda" ni el
"programa" del mes, sino una conducta de la vida diaria. Por tanto, todo proyecto kaizen necesita incluir pasos
de seguimiento.
Como kaizen hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso consiste en preparar
mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes de dar comienzo a la campaña. Como un aspecto
preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe asignarse un tiempo para analizar la filosofía implícita de las 5 S y sus
beneficios:
·
Creando ambientes de trabajó limpios, higiénicos, agradables y seguros.
·
Revitalizando al LUGAR DE TRABAJO y mejorando sustancialmente el estado de ánimo, la moral
y la motivación de los empleados.
·
Eliminando las diversas clases de desperdicio, haciendo más fácil el trabajo de los operadores,
reduciendo el trabajo físicamente agotador y liberando espacio.
La gerencia también debe comprender los muchos beneficios que las 5 S en el gemba para la totalidad de la
empresa; entre estos mencionamos:
·
Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina; los empleados con autodisciplina están siempre
participando en las 5 S, asumen un interés real en el kaizen y se puede confiar en su adhesión a los
estándares.
·
Destaca los muchos tipos de desperdicios en el lugar de trabajo; reconocimiento de los problemas
es el primer paso para la eliminación del desperdicio.
·
La eliminación del desperdicio intensifica el proceso de las 5 S.
·
Señala anormalidades, tales como productos defectuosos y excedentes de inventario.
·
Reduce el movimiento innecesario, y el trabajo innecesariamente agotador.
·
Permite que se identifique visualmente y, por tanto, que se solucionen los problemas relacionados
con escasez de materiales, líneas desbalanceadas, averías en las máquinas y demoras en las
entregas.
·
Resuelve grandes problemas de logística de una forma simple.
·
Hace visibles los problemas de calidad.
·
Mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operación.
·
Reduce los accidentes industriales mediante la eliminación de pisos aceitosos y resbalosos,
ambientes sucios, ropa inadecuada y operaciones inseguras.
·
Mejora la confiabilidad de las operaciones.
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